Die E-Rechnung ist aktuell eines der Top-Themen im Mittelstand. Doch was verbirgt sich dahinter, was müssen Unternehmen beachten – und wie unterstützt ROP IT konkret? Hier erfahren Sie das Wichtigste rund um die E-Rechnungspflicht und wie Sie sich am besten vorbereiten.
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz dar. Mit ihr werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Die E-Rechnung muss nicht zwingend menschenlesbar sein. Für die digitale Verarbeitung ist zukünftig das digitale Format entscheidend.
Achtung: Seit dem 01.01.2025 unterscheidet das Gesetz zwischen „E-Rechnung“ und „sonstiger Rechnung“ (Papier, PDF)! Eine Rechnung als PDF-Datei ist KEINE E-Rechnung!
B2B (Business to Business): Ab 01.01.2027 besteht die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen – ohne Zustimmung des Empfängers. Das heißt, spätestens ab 01.01.2027 ist für den Rechnungsempfänger Voraussetzung, eine E-Rechnung technisch entgegen nehmen zu können.
B2G (Business to Government): Die E-Rechnungs-Pflicht gilt bereits seit 2022 für Umsätze von Unternehmen an Bundesbehörden.
B2C (Business to Consumer): Bis dato keine Pflicht zur E-Rechnung bei Rechnungen an Privatkunden.
Die E-Rechnungs-Pflicht betrifft auch Gutschriften, Rechnungskorrekturen und Anzahlungsrechnungen. Internationale und grenzüberschreitende Regeln sind noch nicht abschließend definiert.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gem. RL 2014/55/EU entsprechen (und damit der CEN-Norm EN 16931). Mit diesen Formaten ist die E-Rechnung maschinenlesbar und maschinenverarbeitbar.
Zulässige Formate für die E-Rechnung sind:
Welches Format verwendet wird, entscheiden die Vertragsparteien individuell.
Ab 1.1.2025:
Jeder Unternehmer in Deutschland muss E-Rechnungen empfangen können (ein E-Mail-Postfach genügt).
Bis Ende 2026:
Papier- und PDF-Rechnungen („sonstige Rechnungen“) sind noch zulässig.
Für Unternehmen mit weniger als 800.000 € Umsatz:
Die Übergangsfrist endet erst am 31.12.2027.
Mit ROP11 sind Sie optimal auf die E-Rechnungs-Pflicht vorbereitet: Die Software ermöglicht die einfache Erstellung, den Versand und das Management von Ausgangsrechnungen im E-Rechnungsformat – vollständig konform zu XRechnung und dem ZUGFeRD-Standard. Sie profitieren von einer sicheren, effizienten Lösung, mit der Sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten und zugleich interne Prozesse automatisieren.
Damit ist ROP IT auch in Zukunft Ihr zuverlässiger Partner bei der Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch im strukturierten Format übermittelt und automatisch verarbeitet werden kann. Eine E-Rechnung im PDF-Format ist KEINE E-Rechnung.
Für B2B-Umsätze zwischen deutschen Unternehmen ist die E-Rechnung ab dem 1. Januar 2027 Pflicht. Schon ab 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Die wichtigsten zulässigen Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Die E-Rechnungs-Pflicht betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) in Deutschland stellen. Für Geschäfte mit Behörden (B2G) gilt sie bereits, für Rechnungen an Privatkunden (B2C) besteht keine E-Rechnungs-Pflicht.
Ab 2027 werden PDF-Rechnungen nicht mehr als E-Rechnung anerkannt und entsprechen nicht den gesetzlichen Anforderungen.
Mit ROP11 erstellen, versenden und verwalten Sie E-Rechnungen automatisch im geforderten Format – sicher, rechtssicher und zukunftssicher.
Papier- und PDF-Rechnungen sind noch - mit Zustimmung des Rechnungsempfängers - bis Ende 2026 zulässig. Für Unternehmen mit weniger als 800.000 € Jahresumsatz gilt die Frist sogar bis Ende 2027.
